Informationen zum Hinweisgebersystem

Hinweisgeberschutzgesetz – § 12 Abs. 1 und 2 HinSchG & EU-Hinweisgeberrichtlinie 2019/1937

Unsere Verhaltensgrundsätze stellen unter anderem die menschenrechts- und umweltbezogenen Erwartungen und Anforderungen an alle Lieferanten, mit denen wir Geschäftsbeziehungen unterhalten, dar. Da rff auf eine offene Unternehmenskultur Wert legt, wird jeder Mitarbeitende und auch interessierte Parteien ermutigt, sich bei Kenntnis von Compliance-Risiken vertrauensvoll an unsere Anlaufstelle zu wenden.

Wir verfügen über ein Hinweisgebersystem, dass die anonyme Übermittlung von Informationen zu relevanten Compliance-Themen weltweit ermöglicht. Meldungen bei rff können per E-Mail, per Telefon oder über das AGA-Hinweisgebersystem abgegeben werden.

Meldeprozess

1. 1 per Telefon

Anrufe unter +49 40 30801-200 werden von rechtlich geschultem Personal entgegengenommen und an die Jurist*innen weitergeleitet. Bei Abwesenheiten oder Urlaub vertreten sie sich gegenseitig, so dass eine Erreichbarkeit Montag bis Freitag von 9:00 bis 15:00 gewährleistet wird. Die Meldestelle nimmt den Anruf entgegen und notiert den Fall sowie die Gesprächsnotizen, welche anschließend geschützt abgelegt werden. Für Rückfragen wird der weitere Kontaktweg vereinbart und festgehalten.

1.2 per E-Mail

Meldung per E-Mail an hinweisgeber@aga.de . Der Zugriff auf das Postfach ist beschränkt auf die Jurist*innen. Die E-Mails sowie mögliche Anhänge und Antworten werden geschützt abgelegt.

1. 3 per Post

Per Post eingegangene Meldungen werden lediglich von den Jurist*innen geöffnet und von diesen weiterbearbeitet. Zur Ablage werden die Schriftstücke von diesen eingescannt und geschützt abgelegt. Meldung per Post an:

Vertraulich
AGA Service GmbH
Stichwort HinSchG
Kurze Mühren 1
20095 Hamburg

1. 4 Persönliches Treffen

Falls ein persönliches Treffen gewünscht wird, findet dieses auf Anfrage in den Büroräumen des AGA Unternehmensverbandes (Kurze Mühren 1, 20095 Hamburg oder Königstraße 9, 30175 Hannover) oder per Videokonferenz statt.

1.5 per GlobalLeaks

Eine Meldung kann (auch vollständig anonym) über das Hinweismeldesystem GlobaLeaks eingereicht werden. Hierzu wir dem Unternehmen ein individueller Link zum System zur Verfügung gestellt, über den die Hinweise gemeldet werden können (auch ein QR-Code wird Ihnen zur Verfügung gestellt). Es wird keine Registrierung benötigt. Bei Meldung wird ein Sicherheitscode generiert, den der bzw. die Hinweisgebende ablegen oder speichern muss. Hierüber ist zu einem späteren Zeitpunkt der Zugang zur Meldung und die Bearbeitung (Kommentierung und anonyme Kommunikation mit der Meldestelle) möglich. Bei Eingang einer neuen Meldung erhält die Meldestelle eine Benachrichtigung per E-Mail. Die Details (Inhalte und Dokumente) verbleiben im System und sind dort sicher gespeichert.